Was heißt Event Operations Manager bei b-ceed eigentlich?
Ein Portrait von Hannah Mertens
Seit Anfang des Monats bin ich nun als Event Operations Manager, oder gendermäßig korrekt Managerin, ein Teil vom b-ceed Team. Doch was bedeutet das eigentlich? Neben dem Beantworten von Kundenanfragen und dem Anfertigen von passenden Angeboten, kümmere ich mich hauptsächlich um die Planung und genaue Durchführung der Events. Dies beginnt direkt nach der Auftragsbestätigung, mit der Buchung der Location und der Planung des Ablaufs.
Event Planung als Teil des täglichen Geschäfts
Hierzu wird ein Zeitplan erstellt. Dieser beinhaltet Beginn und Ende des Events, sowie wann und wo welcher Programmpunkt genaut stattfindet. Die Projektleitung und mögliche Assistenten gilt es auch zu planen. Dann werden alle Dienstleiter gebucht, selbstverständlich immer anhand des Angebots in Absprache mit den Kunden und dessen Wünschen. Diese Schritte sind in der Regel gleich, egal wie lange das Event noch hin ist. Je früher im Voraus alles gebucht wird, desto entspannter ist es nach hinten raus. Wenn dann alles bestätigt und fix gebucht ist, kann das Event starten.
Nach der Planung ist vor der Planung
Mit Eventende ist meine Arbeit jedoch noch nicht vorbei. Im Anschluss jedes Events erfolgt die Kontrolle der Veranstaltung. Ist alles korrekt abgerechnet und ausgeliefert worden? Wie fällt das Feedback des Kunden aus? Wo gibt es wohlmöglich Optimierungsbedarf? Ist beispielsweise noch eine Fotodokumentation inklusive, so müssen die Bilder erst noch gesichtet, bearbeitet und dann versendet werden.
Event Operations – kein Event ist gleich
Kein Event ist wie das andere. Gerade diese Vielfalt macht die Arbeit so spannend. Unterschiedliche Kunden, Branchen und Regionen verlangen eine stets individuelle Bearbeitung anstatt eine 08/15 Struktur. Nicht nur fachliche Aspekte, sondern insbesondere die Soft-Skills stehen dabei im Vordergrund. Jeder Kunde hat andere Vorstellungen und Werte, somit ist auch jedes Event anders von mir zu betreuen.
Ein „normaler“ Tag bei b-ceed: events
Jeden Morgen halten wir ein kurzes Meeting ab, in dem die Tagesziele besprochen werden. So wissen alle, woran der andere gerade arbeitet, wer Luft zum helfen hat und wo Hilfe benötigt wird. Dies macht unsere Arbeit deutlich leichter. Jeder hat seine Stärken, doch im Team arbeitet es sich am besten. Wir können uns auf die anderen verlassen und ich habe somit beispielsweise mehr Zeit, meine Kunden intensiv zu betreuen und die Events bis ins kleinste Detail perfekt zu planen.
Wie ich zum Eventmanagement kam:
Nach meinem Bachelorstudium habe ich ein Jahr in einem internationalen Konzern im Veranstaltungsmanagement gearbeitet und hier die praktischen Weichen für diesen Weg gelegt. Ich habe mich dann dazu entschlossen, noch ein Masterstudium in Betriebswirtschaftslehre mit dem Schwerpunkt Sport- und Eventmanagement zu absolvieren, um die nötigen theoretischen Grundlagen für diesen Bereich zu haben. Seit knapp vier Wochen bin ich nun bei b-ceed in der schönen Voreifel. Hier gefallen mir insbesondere die kurzen Kommunikationswege zwischen Mitarbeitern und Geschäftsführung, sowie der offene, direkte und faire Austausch untereinander. Jeden Tag sind Kreativität und Individualität gefragt, was die täglichen Aufgaben enorm spannend für mich macht. Vor allem die Planung unserer Firmenreisen
gefällt mir. Hier gibt es noch einige Punkte mehr zu beachten, als bei einem Betriebsausflug
in die Eifel beispielsweise.
