Haben Sie eine Site Inspection geplant?
Hier finden Sie Ihre Checkliste und Tipps für die nächste Location Besichtigung.
Events benötigen eine gute Planung. Die Site Inspection beschreibt die eingehende Prüfung eines Veranstaltungsortes. Passen die Gegebenheiten zu Ihrem Event? Erfüllt die Location Ihre Ansprüche? Diese Prüfung sollte unbedingt rechtzeitig erfolgen und persönlich vom Kunden oder Veranstalter vorgenommen werden. Vorher sollte bereits eine Checkliste erstellt worden sein und es müssen detaillierte Informationen über das Event vorliegen. Gut vorbereitet trifft man sich dann am besten mit dem Locationbesitzer persönlich, um für alle Fragen direkt den besten Ansprechpartner zur Hand zur haben.
Sprechen Sie offene Punkte direkt an
Andererseits weiß so auch der Location-Ansprechpartner, worauf es bei dem Event in seinen Räumlichkeiten ankommt und was es zu beachten gilt. Was erwarten beide Parteien voneinander? Offene Fragen sollte man hier direkt ansprechen. So weit so gut, doch wie sieht eine solche Location Besichtigung nun konkret aus und wie geht man dabei vor? Die Location wurde im Vorhinein auf Grund verschiedener Faktoren ausgewählt. Lage, Klima, Infrastruktur und Kundenwünsche spielen hierbei eine grundlegende Rolle. Wenn man nun zum ersten Mal vor Ort ist, wird es konkreter.
Locationbesichtigung: hier eine Checkliste für Ihre nächste Site Inspection
Die Site Inspection prüft die Location auf verschiedene Aspekte.
- Zufahrtswege: Ist Anlieferung, Auf- und Abbau problemlos möglich? Auch für LKWs?
- Fluchtwege: Gibt es einen guten Fluchtplan und sind die Wege gut ausgeschildert?
- Müssen Sie bei größeren Teilnehmerzahlen noch Anpassungen vornehmen?
- Stromanschlüsse: Wo sind die Anschlüsse? Sind sie ausreichend vorhanden und gibt es auch Starkstrom?
- Sanitäre Anlagen und Barrierefreiheit: Ist die Location auch für Personen mit Handicap erreichbar?
- Möbelausstattung: Ist ausreichend Equipment vorhanden oder muss noch etwas besorgt werden?
- Bestehen Lagermöglichkeiten vor Ort?
- Abmessungen: Was ist wie hoch/breit/sperrig? Passt alles?
- Vorgaben der Behörden: Was muss noch beantragt und genehmigt werden?
- Welche Fristen und Vorschriften müssen hier eingehalten werden? Unbedingt rechtzeitig dran denken!
- Zugangszeiten: Ist der Zugang zur Location jederzeit möglich oder besteht Nachtruhe?
- Parkmöglichkeiten: Sind ausreichend Parkmöglichkeiten vorhanden ohne, dass dabei Verkehrswege blockiert werden?
- Sind die Parkplätze öffentlich oder privat?
- Dürfen hier auch größere Fahrzeuge der Dienstleiter problemlos parken?
- Gibt es WLAN?
- Security/Reinigung: Zu welchen Zeiten kommt das Personal?
- Gibt es zeitliche Überschneidungen?
- Wer sind die Ansprechpartner? Am besten eine Telefonliste erstellen.
Empfehlung: konsultieren Sie eine professionelle Eventagentur
Natürlich variieren die Punkte je nach Art des Events, das Vorgehen ist jedoch meist gleich. Ist Ihr Event komplexer, empfiehlt sich die Zusammenarbeit mit einer erfahrenen Eventagentur. Eine Eventagentur kann meist auf Fragen eine Antwort geben, für die man sonst gar keinen Plan vorweisen kann. Außerdem kann eine Eventagentur für reibungslose Abläufe sorgen, sodass die Planung geschickt verläuft. Falls das Event noch in ferner Zukunft liegt, empfiehlt sich eine weitere Site Inspection gemeinsam mit der Eventagentur. So können Kunden und Partner sichergehen, dass sich die Gegebenheiten nicht verändert haben und man am Tag des Events wohlmöglich vor einer bösen Überraschung steht. Zuletzt gilt: wenn alles gut geklappt hat und das Event ein Erfolg war, sollte man dies auch dem Betreiber der Location mitteilen und sich für die Zusammenarbeit bedanken. So kann es dann auch zukünftig mit der Zusammenarbeit gut klappen!
