Event Nachbereitung: Konservierung des Wichtigen.
Was passiert, wenn das Projekt abgeschlossen ist? Wie erkennt man Verbesserungspotential?
Die erfolgreiche Absolvierung eines Events ist maßgeblich dafür verantwortlich, ob ein Kunde die Eventagentur in der Zukunft wieder buchen wird. Ganz gleich ob Firmen Events oder Teambuilding Events. Eine Nachbereitung und eine kritische Auseinandersetzung sollten für eine Eventagentur keine Fremdwörter sein.
Ein Leitfaden für Agenturen und Auftraggeber
Dementsprechend scheint die Notwendigkeit einer Eventevaluation unerlässlich. Doch bevor geeignete Methoden und Tools angewendet werden können, ist es erforderlich, konkrete Ziele und Soll-Zustände zu definieren. Erst wenn diese bekannt sind, kann ein kritische Auseinandersetzung erfolgen. Ohne eine Zielvorgabe ist eine Evaluation nutzlos. Zudem stellt die Evaluation einer der vier Phasen des Managements dar (Planung, Analyse, Umsetzung, Evaluation). Somit wird deutlich, dass eine Event Evaluation niemals obsolet sein kann.
Welche Voraussetzungen hat eine Nachbereitung von Events?
Damit ein umfangreicher, qualitativer Vergleich erstellt werden kann, aus der eine kritische und konstruktive Eventevaluation hervorgeht, sollten einige wichtige Punkte im Voraus schriftlich oder digital festgehalten werden. Zum einen sollte ein klarer Ausblick darüber gegeben werden, was ein erfolgreiches Event ausmacht.
Vorerst ist es wichtig einen Plan zu erstellen, der das Ziel, die Vorgaben, aber auch die Zielgruppe sowie eine fachliche Kompetenz und die entsprechenden finanziellen Mittel festhält. Idealerweise hält sich das Unternehmen an die typischen Marketing-Instrumente (Produktpolitik, Preispolitik, Vertriebspolitik, Kommunikationspolitik).
Warum ist eine Event Nachbereitung wichtig?
Grundsätzlich geht die Wichtigkeit mit den Zielen des Unternehmens einher. Das bedeutet im weitesten Sinne, dass eine Evaluierung nur dann sinnvoll ist, wenn das Unternehmen die Ambition hat, sich langfristig weiterzuentwickeln. Transparenz, Nachvollzierbarkeit, Verbesserung und der gemeinsame Austausch stehen im Vordergrund. Dabei sind vor allem die richtigen Tools entscheidend. Prinzipiell ist jedem Unternehmen freigestellt, inwiefern eine Evaluierung erfolgt.
SWOT und PEST lassen grüßen
Geeignete und gängige Methoden, um Meinungen und Messungen durchzuführen zu können sind beispielsweise umfangreiche Marktforschungen, geeignete SWOT-Analysen, Befragungen vor Ort oder PEST-Analysen. Auch eine Branchenstrukturanalyse kann sich lohnen, wenn das Event als singuläres Ereignis in das große Geflecht der gesamten Eventbranche eingebunden wird. Klingt kompliziert ist jedoch trivial, wenn eine intensive Beschäftigung mit der Materie erfolgt.
Nach dem Event ist vor dem Event
Nach der Evaluation sollte der finale Schritt erfolgen, in dem die Ergebnisse den Unternehmenszielen untergeordnet und in künftige Events eingebunden werden. Abschließend können lukrative Messungen in die zukünftige Eventplanung mit einbezogen werden, sodass stetig ein Verbesserungsprozess stattfinden kann. Ein kommunikativer Prozess zwischen dem Management und allen beteiligten Unternehmensgruppen sollte möglichst zeitnah nach der Evaluierung erfolgen.
Fazit
Verbesserungspotential erkennen und konservieren
Neben der aufwendigen Vorbereitung auf ein Event, sollte nach Abschluss des Events, Zeit für eine Rekapitulation investiert werden. Fehler, Missstände, Fehlkalkulationen können für die Zukunft vermieden werden. Neben dem großen Verbesserungspotenzial, die eine Eventevaluation mit sich bringt, darf nicht außer Acht gelassen werden, dass auch der Kunde sich der Tatsache erfreuen kann, dass seine Bedürfnisse eines fantastischen Events gestillt werden.
