Firmenfeiern sind für die Mitarbeiter eines Unternehmens häufig ein wichtiges Highlight im (Arbeits-) Jahr. Aus ihrer Perspektive geht es vor allem darum, mit den Kollegen sowie Vorgesetzten etwas Zeit abseits der Büroräumlichkeiten zu verbringen und dadurch bestehende Kontakte zu intensivieren oder neue Kontakte zu knüpfen. Der Spaß sollte daher im Vordergrund stehen, wenn es um die Planung von Firmenfeiern geht, damit sie in der richtigen Atmosphäre stattfinden. Denn die Stimmung ist bekanntlich das A und O, wenn es darum geht, ob diese schlussendlich positiv in Erinnerung bleiben oder nicht. Es lohnt sich somit die Wahl einer professionellen Eventagentur als helfende Hand, um alle wichtigen Details zu übernehmen und dabei auf einen wertvollen Erfahrungsschatz zurückzugreifen. Andererseits solltet Ihr Euch vorab mit der Frage auseinandersetzen: Welche Stimmung beziehungsweise Atmosphäre wünschen sich die Mitarbeiter auf Ihrer nächsten Firmenfeier und wie könnt Ihr diese umsetzen? Wir haben die Antworten:
Rechtliche Fragen
Bevor es an die Planung der Details gehen kann, müssen einige Grundsatzentscheidungen getroffen werden. Bezüglich Firmenevents greifen dabei auch rechtliche Rahmenbedingungen, die es zu berücksichtigen gilt. Sie sind abhängig von Art sowie Ort der Veranstaltung und betreffen beispielsweise steuerliche Belange oder die Frage, wer eingeladen wird. Aus der Arbeitgeberperspektive ist es also wichtig, sich mit diesen rechtlichen Belangen auseinanderzusetzen, um diese in der Planungsphase zu berücksichtigen, um kostspielige Fehler zu vermeiden. Dann können die Unternehmen von der Firmenfeier in vielerlei Hinsicht profitieren, beispielsweise beim Zusammenhalt der Belegschaft oder die Arbeitsatmosphäre betreffend.
Rahmenprogramm
Zu Beginn der Planungsphase muss somit definiert werden, um welche Art von Veranstaltung es sich handelt und ob diese im engsten Kreis stattfindet, sozusagen nur mit der Belegschaft, oder ob auch externe Personen wie ihre Familien eingeladen sind. Diese Entscheidung hängt zu großen Teilen von den Zielen ab, die mit dem Firmenevent verfolgt werden. Soll es sich beispielsweise eher um Teambuilding handeln oder eher um eine klassische Feier? Es gilt, ein Rahmenprogramm festzulegen, das zu diesen Zielen passt und darauf basierend alle weiteren Entscheidungen zu treffen. Ausflüge wie eine Wanderung oder ein Essen im Restaurant sind zum Beispiel eher für kleine Events geeignet, welche nur die Mitarbeiter oder sogar nur einzelne Teams umfassen. Demgegenüber können Firmen- oder Weihnachtsfeiern auch im großen Rahmen stattfinden, wie in einer Veranstaltungshalle oder als Outdoor-Event. Prinzipiell sind der eigenen Kreativität diesbezüglich keine Grenzen gesetzt, jedoch lohnt sich eine professionelle Beratung, damit das Rahmenprogramm schlussendlich zu den unternehmerischen Zielen passt und die Firmenfeier somit für beide Seiten zum vollen Erfolg wird.
Räumlichkeiten
Nachdem festgelegt wurde, in welcher Form die Veranstaltung stattfinden soll und mit welcher (groben) Anzahl an Gästen, kann sich das Unternehmen beziehungsweise die Eventagentur auf die Suche nach geeigneten Räumlichkeiten begeben. Je größer das Event, desto mehr Aspekte sind diesbezüglich zu berücksichtigen, wenn es beispielsweise um Fragen der Sicherheit geht. Wichtig ist aber nicht nur, dass die gewählten Räumlichkeiten ausreichend Platz sowie Sicherheit bieten, sondern auch finanzielle Aspekte spielen bei der Entscheidung eine Rolle und weitere Fragen, wie: Gibt es vor Ort ein Catering? Wie weit ist die Anfahrt für die Gäste? Aber auch die Frage nach der Atmosphäre ist zu diesem Zeitpunkt bereits essentiell. Ob die Firmenfeier beispielsweise auf dem Unternehmensgelände stattfindet oder extern, indoor oder outdoor, in einer Halle oder in einem Schloss – all das macht für die Stimmung einen großen Unterschied. Die Räumlichkeiten sind daher einer der wichtigsten Faktoren, wenn es darum geht, auf dem Event die gewünschte Atmosphäre zu erzeugen. Eine Beratung sowie Besichtigung vorab kann sich daher vor allem bei größeren Veranstaltungen lohnen.
Farbmuster
Nachdem die Eckpunkte der Veranstaltung stehen, können die Details geplant werden. Viele verschiedene Aspekte wirken sich dabei auf die Stimmung aus. Dazu gehört das Farbmuster beziehungsweise die Dekoration im Allgemeinen. Hier sollte nicht an der falschen Stelle gespart werden, denn die richtige Dekoration kann jede noch so schlichte Location in einen atemberaubenden Veranstaltungsort verwandeln, der positiv in Erinnerung bleibt. Ein Motto kann dabei verstärkend wirken, ist jedoch kein Muss. Ebenso kann das Farbmuster der Corporate Identity des Unternehmens entsprechen, jedoch ist in erster Linie wichtig, dass es auf den Anlass angepasst wird, ebenso wie auf ästhetische Aspekte. Hauptsache ist, dass es zur Location und zur gewünschten Atmosphäre passt. So kann beispielsweise bei der gehobenen Weihnachtsfeier im Schloss ein goldenes Thema gewählt werden, wohingegen auf der Outdoor-Familienfeier mit Kindern eher bunte Farben überwiegen.
Einladungen
Die Dekoration und damit auch das Farbmuster frühzeitig zu planen, ist noch aus einem weiteren Grund wichtig: Es kann zugleich für die Einladungen verwendet werden. Sie stellen sozusagen den ersten Kontakt zwischen den Mitarbeitern und dem geplanten Event dar. Die Gestaltung sowie Formulierung der Einladung bestimmt somit über die Erwartungen, mit welchen die Gäste zur Firmenfeier kommen. Diese Erwartungen sollten selbstverständlich erfüllt werden, um eine positive Stimmung zu überzeugen und auch anschließend von der Veranstaltung zu profitieren, beispielsweise durch eine höhere Mitarbeiterloyalität. Anstelle einer unpersönlichen E-Mail kann es sich daher lohnen, in eine persönliche Einladung „zum Anfassen“ zu investieren, die Vorfreude weckt oder Spannung erzeugt und die von den Mitarbeitern zuhause aufgehängt werden kann; sozusagen als ständiger Reminder. Dabei gilt es auf eine persönliche Formulierung zu achten und einen realistischen Eindruck davon zu geben, was die Gäste auf dem Event erwartet. Diesbezüglich in professionelle Dienstleister für das Layout, den Text etc. zu investieren, sei es intern oder extern, lohnt sich also.
Beleuchtung
Vor Ort spielen für die Atmosphäre auf der Firmenfeier zwei Faktoren eine zentrale Rolle: die Musik und die Beleuchtung. Letztere erzeugt die Grundstimmung auf dem Event und geht Hand in Hand mit der Dekoration. Ebenso müssen Optik und Akustik eine Einheit bilden, dann können sie bewusst Emotionen erzeugen und somit bei den Gästen die gewünschte Stimmung hervorrufen. Auch ein professioneller Lichttechniker ist deshalb eine wichtige Investition für jede Firmenfeier – unabhängig davon, ob es sich um eine ausgelassene Stimmung oder eher um ein ruhiges Ambiente handeln soll. Er kann Fragen beantworten, wie: Welche Art von Licht soll zum Einsatz kommen, wann, in welcher Farbe und aus welcher Richtung? Soll auf der Firmenfeier (auch) eine Partyatmosphäre erzeugt werden, können zusätzliche Lichteffekte genutzt werden, eben passend zur Musik. Es ist somit wichtig, die Beleuchtung frühzeitig sowie Hand in Hand mit der Akustik zu planen, damit die Firmenfeier stimmungsmäßig ein voller Erfolg wird.
Musik
Neben den Räumlichkeiten und ihrer Gestaltung ist die Musik der wohl wichtigste Stimmungsmacher auf jedem Event, auch im unternehmerischen Kontext. Eine Feier ohne musikalische Untermalung ist undenkbar, allerdings kann sie viele Formen annehmen. Auch die Musik muss also zum Event passen. Das bedeutet, dass sie bei einem eleganten Dinner eher eine sanfte Untermalung darstellt und bei der Familienfeier stattdessen für eine ausgelassene Tanzparty sorgen kann. In letzterem Fall muss zudem unterschieden werden zwischen einem DJ und einer Band, die für eine unterschiedliche Art von Unterhaltung sorgen. Es gilt also, die Akteure gezielt auszuwählen und mit ihnen vorab zu besprechen, welche Atmosphäre auf der Firmenfeier gewünscht ist – und was das für die Auswahl und Lautstärke der Musik bedeutet.
Wertschätzung
Zuletzt sollte es bei Firmenfeiern stets um Wertschätzung gehen. Trotz toller Atmosphäre kann es daher einen schlechten Eindruck hinterlassen, die Gäste nicht persönlich zu adressieren. Es sind deshalb auch Gesten wie eine Eröffnungsrede, die sich an die Mitarbeiter richtet und Dankbarkeit ausdrückt, oder kleine Geschenke, welche die optimale Stimmung auf einer Firmenveranstaltung abrunden. Weiterhin kann es Spiele sowie Unterhaltungsangebote für verschiedene Altersgruppen geben, damit keine Langeweile aufkommt, denn sie ist einer der häufigsten „Stimmungskiller“ auf Events jeder Art. Damit ist die Liste an Faktoren, welche die Atmosphäre auf einer Firmenfeier beeinflussen, aber noch nicht zu Ende und genau deshalb ist es so wichtig, diesbezüglich erfahrene Profis zu konsultieren, damit sich die Investition auch tatsächlich lohnt. Wir helfen gerne!
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