Mein erstes Event als Auszubildende bei b-ceed
Ein Erfahrungsbericht von Lara.
Als Auszubildende zur Veranstaltungskauffrau hat man viele verantwortungsvolle Aufgaben zu bewältigen. Eine davon ist die Events nicht nur zu planen, sondern auch bei der Durchführung vor Ort dabei zu sein und für den reibungslosen Ablauf zu sorgen. Man erlebt die Entwicklung vom ersten Angebot an bis zum Eventtag mit. Die Aufregung vor dem ersten Event ist riesig. Man ist live dabei und trägt natürlich auch eine Verantwortung.
Teamevent “Klappe und Action”
Im Büro wurden morgens noch die letzten Requisiten für unser Teamevent „Klappe und Action“ zusammengepackt und im Auto verstaut. Dann ging es gemeinsam mit einem Kollegen auch schon los zu meinem ersten Event während meiner Ausbildung zur Veranstaltungskauffrau. Beim Kunden angekommen wurden wir von unserer Ansprechpartnerin in Empfang genommen. Eine kurze Vorstellungsrunde, man kennt sich ja nur vom Telefon oder vom E-Mails schreiben. Für den Videodreh gibt es viele Requisiten, welche wir erst einmal in dem Raum dekorativ platziert hatten. Kurz danach kamen auch schon die ersten Gäste und begutachteten neugierig die verschiedenen Accessoires. Bunte Hüte, Brillen und Perücken und vieles mehr. Nachdem jeder der 20 Teilnehmer eingetroffen war, habe ich die Einweisung in das Event gemacht. Ebenso die Tablet PCs an die einzelnen Gruppen ausgeteilt. Und schon sprudelten die ersten Ideen bei den Teilnehmern. Der Startschuss für den Filmdreh im Team. Während des Events stand ich für jegliche Art von Fragen zur Verfügung. Ebenso musste ich bei meinem ersten Event auch Anregungen für den Filmdreh geben und bei Kreativ-Blockaden helfen. Ein wichtiger Teil des Events war die anschließende Evaluation. Eine kurze Feedbackrunde nach dem Event gehörte für mich ebenso dazu. Wie kam der Videodreh bei den Teilnehmern an? Nach dem äußerst positiven Feedback unseres Kunden galt es, alle Requisiten wieder zusammenzupacken. Da ich das Thema “Projektleitung” ja auch lernen musste, war es dann an mir, mich von der Kundin persönlich zu verabschieden. Somit ging der erste erfolgreiche Eventtag von meiner spannenden Zeit als Auszubildende zur Veranstaltungskauffrau zu Ende.
Man wächst mit seinen Aufgaben
Nach den ersten kleineren Events ging es für mich auch schnell schon zu den größeren Veranstaltungen. Mehr Aufgaben und mehr Verantwortung. Bei meinen nächsten „Klappe und Action“ Teamevent als Auszubildende waren es dann schon 150 Teilnehmer. Nach dem Teamevent folgte da noch eine große Abendgala. Neben der üblichen Einweisung und Durchführung des Videodrehs, hieß es nun auch mit Catering und Location Partnern vor Ort zu kommunizieren und die weitere Durchführung zu besprechen. Das Bühnenbild für die anschließende Preisverleihung musste aufgebaut, der rote Teppich musste ausgerollt und die Siegerstatuen bereitgestellt werden. Ebenso haben wir noch die Tische passend zur Hollywood-Nacht dekoriert. Nach dem Aufbau blickt man stolz auf das Locationbild was sich einem bietet und ist erstaunt, was man auch als Auszubildende schon alles schaffen kann. Nachdem meine Kollegen und ich uns unsere Abendgarderobe angezogen hatten, waren wir bereit für die große Preisverleihung. Der Vorhang wurde aufgezogen und auf dem roten Teppich ging es direkt auf die Bühne. Mit Applaus-o-Meter wurden die Sieger der besten Filme ermittelt und mit Siegerstatuen ausgezeichnet. Ein voller Erfolg und ein gelungener Abend mit ausgelassener Stimmung für Kunden, Veranstalter und mich als Auszubildende zur Veranstaltungskauffrau.
Meine Erfahrung
Zwar war ich vor meinem ersten eigenen Event ziemlich aufgeregt, jedoch habe ich mich auch sehr auf den Tag gefreut. Ich habe im Büro schon so viel über die Arbeit als Veranstaltungskauffrau gelernt, sodass ich das Gelernte endlich auch mal vor Ort in die Tat umsetzen wollte. Der Kundenkontakt beim Event machte mir total viel Spaß und ich war erstaunt, was die Teilnehmer für Ideen hatten. Ein so kreatives Event mit Spaß und Action. Mittlerweile betreue ich Events komplett alleine und habe auch in der letzten Weihnachtssaison einen mobilen Weihnachtsmarkt bei einem großen Kunden von uns geleitet. Ich freue mich jedes Mal aufs Neue die Events vor Ort zu betreuen.
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